Thiết kế workflow cho Task Management

Hệ thống hoá quy trình quản lý Tasks đối với Team dự án lớn (>10 Head count), tương tác cao giữa các stakeholders tham gia (PO/BA, Dev, QA, multi vendors collaboration, …).

👇👇👇 Và nhận xét từ Chat-GPT kèm gợi ý tối ưu (mình cũng hỏi thêm cả Grok nữa)

Workflow trong diagram bạn cung cấp là một mô hình quản lý tác vụ theo trạng thái, tương tự kanban/scrum nhưng chi tiết hơn ở các nhánh tình huống. Dưới đây là đánh giá chi tiết:

---

✅ Ưu điểm (Pros):

1. Đa trạng thái chi tiết và bao phủ thực tế:
   • Có các trạng thái tạm ngừng như ON-HOLD, BLOCKED, giúp phản ánh đúng trạng thái thực tế của task khi gặp sự cố hay phụ thuộc.
   • Các trạng thái kết thúc rõ ràng: DONE, RELEASED, ARCHIVED, CANCELLED.
2. Luồng chuyển động linh hoạt (Any):
   • Việc cho phép chuyển từ bất kỳ trạng thái nào (Any) tạo sự linh hoạt cho các tình huống thay đổi đột ngột (task bị cancel, chuyển trạng thái bất thường).
3. Phân tách rõ luồng phát hành (RELEASED) và lưu trữ (ARCHIVED):
   • Phù hợp cho cả dev và team vận hành khi cần biết task nào đã thực sự ra môi trường, task nào chỉ hoàn thành nội bộ.
4. Trạng thái bắt đầu (IDEA, DEFINED) hỗ trợ từ giai đoạn brainstorming:
   • Cho phép ghi nhận và theo dõi ý tưởng chưa có kế hoạch cụ thể, phù hợp với mô hình lean/agile.

---

⚠️ Nhược điểm (Cons):

1. Quá nhiều trạng thái có thể gây rối cho team không quen:
   • Với team nhỏ hoặc chưa có thói quen dùng workflow rõ ràng, việc chọn đúng trạng thái dễ gây nhầm lẫn.
   • Đặc biệt là DEFINED, BACKLOG, TODO có thể trùng nghĩa nếu không phân định rõ.
2. Luồng chuyển “Any” có thể bị lạm dụng:
   • Nếu không kiểm soát, người dùng có thể bỏ qua các bước trung gian dẫn đến mất thông tin (VD: nhảy từ IDEA sang DONE).
3. Thiếu trạng thái REVIEW/TESTING:
   • Nếu task cần kiểm tra/xét duyệt (QA, Code Review…), thì workflow này thiếu trạng thái trung gian trước DONE.
4. Không làm rõ ý nghĩa “Archive it, no deploy”:
   • ARCHIVED có thể bị hiểu nhầm là task bị bỏ hoặc không quan trọng, trong khi nó là trạng thái kết thúc hợp lệ.

---

🛠️ Đề xuất cải tiến:

Hạng mục	Gợi ý cải tiến
Trạng thái REVIEW	Thêm một trạng thái IN REVIEW giữa IN PROGRESS và DONE để QA/PO kiểm tra
Hạn chế Any	Áp dụng quyền logic: chỉ một số role mới được “jump” trạng thái không theo luồng
Làm rõ DEFINED, TODO	Gộp DEFINED và TODO lại thành READY nếu nhóm nhỏ, để giảm số bước trung gian
Giao diện/Board	Sử dụng màu khác biệt cho các nhóm trạng thái: chuẩn bị, đang làm, kết thúc
Ghi chú chuyển trạng thái	Bắt buộc điền lý do khi task chuyển sang CANCELLED, ON-HOLD, BLOCKED

 

---

Và đây là version workflow sau khi đã chỉnh sửa Phù Hợp:

Thanks for reading.